Consultar NF-e pela chave de acesso e baixar o XML: o guia

A chave de acesso é a "impressão digital" da nota: um número de 44 dígitos que identifica cada NF-e de forma única. Com ela dá para consultar a nota — mas há uma diferença importante entre ver o resumo na tela e baixar o XML completo, que é o documento com validade fiscal.

O que é a chave de acesso

São 44 dígitos que codificam UF, ano/mês, CNPJ do emitente, modelo (55 para NF-e), série, número, tipo de emissão e um código verificador. Ela aparece no DANFE e no próprio XML, e é o que você usa para localizar uma nota específica.

Consulta pública x XML completo

A consulta pública por chave (no portal da NF-e) mostra a situação e um resumo da nota, normalmente com captcha, uma de cada vez. Serve para conferir se a nota está autorizada. Mas o resumo não é o documento fiscal: para escriturar e comprovar crédito, é o XML completo (procNFe) que vale.

• Consulta por chave: situação e resumo na tela. Boa para conferir uma nota.
• XML completo: itens, NCM, CFOP, impostos e protocolo de autorização. É o documento válido.

Como baixar o XML completo

O XML completo das notas emitidas contra o seu CNPJ é distribuído pelo serviço oficial de Distribuição de DF-e da SEFAZ, autenticado pelo seu certificado digital. Quando uma nota chega apenas como resumo, é possível buscar a versão completa consultando pela própria chave de acesso, quando a SEFAZ a disponibiliza.

O NFe/CTe Downloader consulta a Distribuição DFe e, durante a sincronização ativa, busca pela chave o XML completo das notas que vieram como resumo — sem manifestar nada. O resultado sai em ZIP com XML, PDF e Excel.

Quando você tem centenas de chaves

Conferir chave por chave não escala. Se o objetivo é reunir todas as notas de entrada do mês, o caminho é a consulta em lote pela distribuição, e não a digitação de cada chave no portal.